دور إدارة المشاريع في نجاح المؤسسات والشركات

دور إدارة المشاريع في نجاح المؤسسات والشركات

   تعرف إدارة المشروع وفقا لويكيبيديا "أنها عملية بدء وتخطيط وتنفيذ ومراقبة وإغلاق عمل الفريق لتحقيق أهداف محددة وتلبية معايير النجاح المحددة." حيث تشمل إدارة المشروع مجموعة من الأنشطة المصممة لضمان نجاح تنفيذ المشروع.

كما تتضمن استخدام العديد من المبادئ والسياسات والإجراءات التي تهدف إلى توجيه المشروع من مرحلة البدء إلى نهايته. وفقًا لدراسة أجرتها Wrike ، فإن 80 % من المشاريع عالية الأداء يقودها مدير مشروع معتمد ، في حين أن 2.5% فقط من الشركات تنجز بنجاح 100 % من مشاريعها (Gallup). اعتمادًا على تلك المعلومات، نجد السؤال التالي: "لماذا لا تزال بعض المنظمات لديها أفكار ثانية حول تطبيق الإدارة الجيدة للمشروع؟" الإجابة بكل بساطة هي التكلفة. يمكن أن يكون تعيين مدير مشروع جيد وتنفيذ عملية إدارة المشاريع بالشكل الصحيح مكلفًا.

كما يمكن أن تكون رواتب كبار مديري المشاريع وفريقهم وحده يصل إلى 20 % من إجمالي الميزانية، وهي التكاليف التي يجب مراعاتها حتى قبل بدء المشروع. ومع ذلك، في نهاية الأمر إن هدف أي منظمة تتولى تنفيذ المشروع هو إنهاء المشروع بنجاح، وهنا تأتي فائدة إدارة المشروع. بعض المنظمات ليس لديها فهم واضح لإدارة المشاريع. حيث يعتقدون أن إدارة المشروع تعني تقديم الإرشادات للفريق وشرح أهدافهم.

هذا من المفترض أن يجعل المشروع أسهل وأرخص. ومع ذلك فيمكن أن يكون هذا أكثر تكلفة على المدى الطويل، وقد تؤدي محاولات الاقتصاد في التكاليف إلى زيادة هذه التكاليف وتشعبها، أو ربما لأسوأ من ذلك كفشل المشروع. تعتبر إدارة المخاطر أحد العناصر المهمة في عملية إدارة المشروع، حيث تشتمل على تطوير منهجية واضحة لإدارة المخاطر لتحقيق أهداف المشروع، كما تتيح إدارة المشروع للمؤسسات إمكانية وضع خطة جيدة التنفيذ لتحقيق أهداف المشروع بنجاح.



ما هي إدارة المشاريع؟

بعبارات بسيطة، فإن إدارة المشروع هي عملية الإشراف على المشروع لضمان تحقيقه لأهدافه ومواعيده النهائية وميزانيته. يمكن استخدام هذه العملية في أي مشروع بدءًا من المشاريع كبيرة الميزانية إلى المشاريع صغيرة الميزانية. مديرو المشاريع مسؤولون عن صياغة عملية إدارة المشروع. حيث يبدؤون بتحديد نطاق المشروع وتحديد أهداف المشروع بالتفصيل. كما تتضمن مهمة مدير المشروع إعداد جدول زمني، وتخصيص المهام لأعضاء الفريق، وتحديد الجداول الزمنية.   تتضمن إدارة المشروع وضع ميزانية والتأكد من أن المنظمة لديها موارد كافية لتنفيذ المشروع وتوفير موارد إضافية لحالات الطوارئ غير المتوقعة. كما يستخدم مديرو المشاريع عادةً خطة باستخدام طريقة المسار الحرج، والتي تُستخدم لتحديد الترتيب الصحيح لإكمال المشروع بكفاءة.   تتضمن إدارة المشروع أيضًا إعلام الإدارة والمساهمين بالتقدم خلال المشروع. حيث تشتمل على مراقبة كل خطوة من العملية وضمان الانتهاء الناجح للمشروع في نهاية المطاف.

بالأرقام -إحصائيات مهمة لإدارة المشاريع

تعتبر إدارة المشاريع عنصر أساسي في العمليات التجارية اليومية، كما يعد مدراء المشاريع أحد العوامل الرئيسية لنجاح المشاريع. في بيئة اليوم القائمة على البيانات أصبح من الممكن إنشاء صورة مفصلة للحالة الحالية لإدارة المشاريع وأهميتها في الأعمال التجارية. تم تطوير إدارة المشروع لإنشاء عملية تخطيط وتنسيق وإدارة جميع أنشطة المشاريع الحديثة. فالهدف من إدارة المشروع هو التنبؤ ومنع العديد من الصعوبات في تنفيذ المشروع. باستخدام هذه المعلومات، يخطط مديرو المشاريع وينظمون خطة للمشروع لتقليل جميع المخاطر والقضاء عليها لضمان نجاح المشروع. فقد أجرت العديد من المنظمات دراسات مختلفة لخلق فهم أفضل لأهمية إدارة المشروع. وقد أظهرت الدراسات ما يلي:

  • 80 ٪ من المشاريع الناجحة للغاية يشرف عليها مدير مشروع معتمد
  • 60٪ من المشاريع الفاشلة يرجح أن يكون سبب فشلها تحديد مواعيد نهائية غير واقعية
  • 77 ٪ من الشركات تستخدم برامج إدارة المشاريع
  • 39٪ من المشروعات الفاشلة ناتجة عن سوء التخطيط وعدم كفاية الموارد
  • 33٪ من المشروعات تفشل بسبب الدعم الضعيف من الإدارة
  • 2.5 ٪ فقط من الشركات تكمل مشاريعها بنجاح في غضون الجدول الزمني الأصلي
  • 57 ٪ من المشاريع تفشل بسبب ضعف التواصل
  • 40 ٪ فقط من المشاريع تلبي الأهداف الزمنية والميزانية والجودة


ما هي أهداف إدارة المشروع؟ الهدف من عملية إدارة المشروع هو ضمان تحقيق جميع أهداف العمل. ومع ذلك لكي يحدث هذا، يجب تحديد أهداف المشروع بوضوح حيث أن هذا سيحدد كل خطوة في دورة حياة المشروع. يجب أن تكون أهداف المشروع قابلة للقياس وتحتوي على مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتقييم أداء المشروع بموضوعية. ستكون هذه المؤشرات جزءًا من مجالات مختلفة مثل الميزانية والمواعيد النهائية وجودة المخرجات. للحصول على صورة أوضح، فيما يلي أهداف عملية إدارة المشروع:

  • توفير النظام في بيئة العمل: تقدم خطوات إدارة المشروع دليلًا واضحًا حول كيفية أداء كل عضو ومسؤولياته.
  • تحسين أداء المشروع: تحسين أداء القوى العاملة والموارد من خلال تطوير خطة المشروع؛ حيث يمكن للمؤسسات تحسين الأداء الكلي للمشروع.
  • مراقبة الجودة: تشمل عملية إدارة المشروع خطوات التخطيط لرصد وضمان جودة نتائج المشروع. هذا يضمن أن المشاريع ليست قادرة فقط على الانتهاء في الموعد المحدد، ولكن أيضا الحفاظ على جودة نتائجها.
  • المحافظة على التكاليف ضمن الميزانية: بدون إدارة مناسبة للمشروع، قد يكون من الصعب للغاية إدارة تكاليف المشروع، حيث توفر عمليات إدارة المشروع إجراءات تقلل أو تزيل من مخاطر تجاوز الميزانية وتضمن أن جميع النفقات في حدود الميزانية.
  • التعلم من الأخطاء: تشمل إدارة المشروع عملية المتابعة المستمرة ومراقبة الجودة، حيث يتيح وجود خطوات لمراقبة كل خطوة من العملية تحديد الأخطاء والقدرة على التعلم منها. كما أن التعلم من الأخطاء يجعل من الممكن تحسين العمليات والتأكد من عدم حدوث ذلك في المستقبل.       

0 تعليقات

الأحدث